Les agents créés par les utilisateurs professionnels dans Microsoft 365 Copilot Chat et SharePoint peuvent être des outils puissants pour améliorer la collaboration entre les membres d’une équipe. Ils peuvent automatiser les tâches répétitives, fournir des mises à jour en temps réel et s’intégrer parfaitement aux autres outils Microsoft 365, tels que OneDrive et Microsoft Teams, facilitant ainsi le travail d’équipe efficace. En utilisant des agents, les organisations peuvent rationaliser les flux de travail, réduire les efforts manuels et améliorer la productivité globale.

Explorons quelques-unes des principales façons dont les agents dans SharePoint et Copilot Chat peuvent renforcer la collaboration au sein des organisations.

Assistance en temps réel :

• SharePoint. SharePoint peut offrir une aide en temps réel en proposant des suggestions et des conseils pendant que les utilisateurs travaillent. Par exemple, un agent SharePoint peut recommander des documents pertinents en fonction du contenu sur lequel vous travaillez, ou fournir des astuces sur l’utilisation de fonctionnalités comme le partage de documents ou l’attribution de tâches. Ces agents sont faciles à utiliser et ne nécessitent aucune configuration technique.
• Copilot Chat. Dans Microsoft Teams, les agents Copilot Chat assistent les utilisateurs en comprenant le contexte d’une conversation et en proposant des informations utiles. Par exemple, lors d’une discussion sur un projet, l’agent peut suggérer des documents connexes ou des tâches à venir. Ces agents peuvent être configurés pour aider dans les tâches quotidiennes sans codage, ce qui permet aux membres de l’équipe de rester organisés facilement.

Fonctionnalités de recherche améliorées :

• SharePoint. Les agents SharePoint facilitent la recherche de documents en comprenant le contexte de votre travail. Par exemple, si vous travaillez sur un projet spécifique, l’agent peut vous aider à trouver des documents liés à ce projet, même s’ils ne contiennent pas les mots-clés exacts que vous recherchez. Ces tâches sont réalisées via des paramètres de recherche simples que tout le monde peut configurer sans compétences en programmation.
• Copilot Chat. Les agents Copilot Chat peuvent améliorer la recherche en affichant rapidement des documents ou des informations pertinentes pendant une conversation. Par exemple, lors d’une discussion sur un rapport de vente, l’agent peut suggérer instantanément des rapports précédents ou des fichiers liés à cette discussion. Cette fonctionnalité de recherche est intégrée et peut être utilisée facilement par tous, sans configuration technique.

Collaboration et communication :

• SharePoint. SharePoint permet aux utilisateurs de configurer des agents adaptés aux besoins de leur équipe. Par exemple, un chef de projet peut configurer des rappels de tâches, attribuer des tâches et créer des notifications simples pour garder l’équipe sur la bonne voie — sans codage requis.
• Copilot Chat. Les agents Copilot Chat peuvent être personnalisés pour aider dans les tâches courantes. Par exemple, les utilisateurs peuvent configurer des agents pour partager automatiquement des documents, définir des rappels de réunions ou suivre des tâches dans le chat. Ces actions peuvent être adaptées à la routine de l’équipe sans expertise technique.

Configuration et personnalisation :

• SharePoint. Les agents SharePoint peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques d’une équipe ou d’un projet. Par exemple, un chef de projet peut créer un agent qui suit les étapes clés du projet, attribue des tâches et envoie des notifications selon les exigences du projet.
• Copilot Chat. Les agents Copilot Chat sont personnalisables dans une certaine mesure. Des personnalisations et intégrations plus poussées peuvent parfois nécessiter un développement supplémentaire ou l’utilisation d’outils non-Microsoft. La personnalisation permet de créer des agents qui offrent un soutien adapté aux flux de travail, comme un agent intégré à votre système CRM pour fournir des informations clients pendant un appel de vente.

Recherche intelligente :

• SharePoint. Les agents SharePoint améliorent la recherche en aidant les utilisateurs à trouver des documents pertinents selon le contexte de leur travail. Par exemple, si vous travaillez sur un projet particulier, l’agent peut faire apparaître les documents les plus pertinents liés à ce projet, même si vous ne disposez pas des mots-clés exacts. Cette recherche intelligente est simple à utiliser et ne nécessite aucun codage, juste une bonne organisation du contenu dans SharePoint.
• Copilot Chat. Les agents Copilot Chat améliorent la recherche en affichant les informations les plus pertinentes provenant de plusieurs sources, comme des documents, des e-mails ou des événements du calendrier, selon la conversation en cours. Par exemple, lors d’un échange sur un rapport, l’agent peut suggérer des documents ou des e-mails antérieurs liés au sujet. Les utilisateurs peuvent accéder facilement à cette fonctionnalité de recherche intelligente sans codage — juste quelques étapes simples de configuration.

Considérations de sécurité lors de l’utilisation des agents pour améliorer la collaboration

Lors de la mise en œuvre d’agents dans SharePoint et Copilot Chat pour améliorer la collaboration interéquipes, il est essentiel de prendre en compte la sécurité et la conformité afin de protéger les informations sensibles. Les considérations clés suivantes garantissent que les agents fonctionnent dans le respect des politiques de sécurité de l’organisation :

• Gestion des autorisations: Veillez à ce que les agents respectent les autorisations établies dans Copilot Chat, SharePoint, OneDrive et Teams. Ce processus garantit que les utilisateurs n’ont accès qu’au contenu qu’ils sont autorisés à consulter. Par exemple, si un agent est configuré pour extraire des informations de plusieurs sources dans SharePoint, il ne doit récupérer que les données auxquelles l’utilisateur a accès.
• Confidentialité des données: Protégez les données des utilisateurs en veillant à ce que les agents respectent les réglementations sur la confidentialité des données, telles que la HIPAA. Vous pouvez le faire en mettant en œuvre des mesures pour sécuriser les informations personnelles et en donnant aux utilisateurs le contrôle sur leurs données. Par exemple, assurez-vous que les agents ne stockent ni ne traitent de données personnelles au-delà de ce qui est nécessaire à leur fonctionnement.
• Examens de conformité: Effectuez régulièrement des examens de sécurité et de conformité des agents pour identifier et corriger les vulnérabilités potentielles. Ce processus inclut l’examen de la configuration de l’agent, des modèles d’accès aux données et de l’intégration avec d’autres systèmes. Par exemple, avant de déployer un agent, réalisez une évaluation de sécurité approfondie pour vous assurer qu’il respecte les normes de sécurité de l’organisation.
• Administration centralisée: Utilisez des outils d’administration centralisée pour gérer les agents dans différents environnements. Vous pouvez atteindre cet objectif en configurant des rôles de sécurité intégrés, en surveillant l’activité des agents et en appliquant les politiques de conformité. Par exemple, utilisez Copilot Studio pour déployer les agents en toute sécurité et les gérer dans différents environnements.
• Formation et sensibilisation: Informez les utilisateurs sur les fonctionnalités de sécurité et les bonnes pratiques d’utilisation des agents. Ces pratiques incluent la formation sur la configuration sécurisée des agents, la reconnaissance des menaces potentielles et le signalement de toute activité suspecte. Par exemple, proposez des sessions de formation et des ressources pour aider les utilisateurs à comprendre l’importance de la confidentialité et de la sécurité des données lors de l’utilisation des agents.

Unité suivante : Examiner les contrôles de gouvernance informatique pour les agents