Dans Phenix, vous pouvez clôturer la comptabilité en verrouillant les écritures comptables. Les clôtures peuvent être appliquées à toutes les agences ou à chaque agence séparément.

Il est important pour les organisations de clôturer la comptabilité périodiquement afin d’éviter les transactions qui pourraient affecter les livres comptables.

Si vous effectuez une transaction avant la date de clôture, vous recevrez une erreur. Si vous devez antidater une transaction à une date antérieure à la date de clôture, vous devez d’abord supprimer la clôture.

Créer une clôture comptable

Pour clôturer les écritures comptables d’un bureau, procédez comme suit :

1. Dans le menu Phenix, cliquez sur Comptabilité pour ouvrir le menu Comptabilité.

2. Dans le menu Comptabilité, cliquez sur « Écritures de clôture » pour ouvrir la boîte de dialogue des détails de clôture comptable.

3. Dans la boîte de dialogue des détails de clôture comptable, cliquez sur « Créer une clôture » pour ouvrir la boîte de dialogue de création de clôture.

4. Dans la boîte de dialogue de création de clôture, saisissez les détails de la clôture :

a. Dans la liste des bureaux, sélectionnez le bureau que vous souhaitez clôturer comptablement.

b. Dans le champ « Date de clôture », cliquez dans la case puis choisissez la date à l’aide du calendrier contextuel. Utilisez les flèches gauche et droite à côté du mois et de l’année pour changer de mois.
Remarque : la date de clôture est définie par défaut sur la date actuelle.

c. Dans le champ « Commentaires », saisissez un commentaire facultatif.

5. Cliquez sur le bouton « Soumettre » pour finaliser la clôture et afficher les détails de la clôture.

Supprimer une clôture comptable

Si vous antidez une transaction à une date antérieure à la date de clôture, vous recevrez le message suivant :

Vous devez d’abord supprimer la clôture avant de pouvoir antidater la transaction.

Pour supprimer une clôture comptable, procédez comme suit :

1. Dans le menu Phenix, cliquez sur Comptabilité pour ouvrir le menu Comptabilité.

2. Dans le menu Comptabilité, cliquez sur « Écritures de clôture » pour ouvrir la boîte de dialogue des détails de clôture comptable.

3. Dans la boîte de dialogue des détails de clôture comptable, cliquez sur la clôture comptable que vous souhaitez supprimer.

4. Cliquez sur « Supprimer »

5. Dans la boîte de dialogue contextuelle, cliquez sur « Confirmer » pour supprimer la clôture comptable.
Vous pouvez maintenant effectuer la transaction antidatée.