Comment créer un plan comptable ?
La configuration du plan comptable vous permet d’organiser vos différents comptes dans Phenix.
Les comptes peuvent être structurés en comptes d’en-tête et comptes de détail (sous-comptes) selon les types de comptes suivants :
➡️ Actif, Capitaux propres, Dépense, Revenu et Passif.
Comment accéder au plan comptable ?
Naviguez vers :
Comptabilité >> Plan comptable (comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous).
⚠️ Avertissement :
L’utilisation des comptes est divisée en comptes d’en-tête et comptes de détail.
Vous pouvez commencer par créer des comptes d’en-tête, puis passer ensuite à des sous-comptes.
Lors de la configuration de vos comptes, il est recommandé de les créer un par un.
Par exemple, créez d’abord tous vos comptes d’en-tête pour les actifs, puis configurez tous les comptes de détail pour les actifs également.
Suivez la même séquence pour les autres types de comptes :
➡️ Capitaux propres, Dépenses, Revenus et Passifs.
Comment créer un compte GL (Grand Livre) ?
Sur la page du Plan comptable, cliquez sur le bouton Ajouter un compte situé en haut à droite de l’écran :
Sélectionnez le type de compte dans le menu déroulant.
Ensuite, remplissez les informations facultatives (les champs sans astérisques) si vous le souhaitez.
Sélectionnez En-tête dans le menu déroulant Utilisation du compte.
Sélectionnez un compte parent dans le menu déroulant (si nécessaire).
- Saisissez le nom du compte.
Par exemple : Liquidité - Saisissez le code GL (Grand Livre).
Par exemple : 1100 - Pour autoriser les entrées manuelles, cochez la case correspondante pour vous assurer qu’elle est bien activée.
- Sélectionnez une étiquette dans le menu déroulant.
Comment créer une étiquette ?
- Accédez à Système >> Gérer les codes
- Dans la barre de recherche en haut de la page, tapez « étiquettes »
- Une liste d’étiquettes associées aux actifs, capitaux propres, dépenses, revenus et passifs s’affichera.
Cliquez sur le type d’étiquette requis.
Dans cet exemple, je vais sélectionner « Étiquettes de comptes d’actifs » et créer deux types d’étiquettes d’actifs : « Obligations » et « Bijoux » (comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous).
Une fois les étiquettes définies, retourne à la page de création du compte GL (Grand Livre) et sélectionne « Type de compte » comme Actifs dans le menu déroulant des étiquettes.
Cela affichera les étiquettes associées aux actifs.
Saisissez une description dans la zone de texte prévue à cet effet.
Une fois tous les champs remplis, cliquez sur Soumettre.
Comment créer un compte de sous-grand livre (Sub-ledger Account) ?
⚠️ Attention :
L’option Utilisation du compte doit être définie sur Détail si ce compte de sous-grand livre est utilisé pour passer des écritures comptables.
Il n’est pas possible de créer d’autres sous-comptes sous ce sous-grand livre.
👉 Si vous souhaitez créer un sous-grand livre sous ce sous-grand livre, définissez l’option Utilisation du compte sur Header à la place.
Depuis la page du Plan Comptable (Chart of Accounts) :
- Cliquez sur le compte GL existant dont l’Utilisation du compte est définie comme Header. Cela vous redirigera vers une nouvelle page. Cliquez sur Compte auxiliaire (Sub-ledger Account).
- Sélectionnez « Détail » dans le menu déroulant Utilisation du compte.
- Saisissez le nom du compte.
- Ensuite, remplissez le code GL (Grand Livre).
- Pour autoriser les entrées manuelles, cochez la case correspondante pour vous assurer qu’elle est bien activée.
Ensuite, remplissez les informations optionnelles de l’écran si vous le souhaitez.
- Sélectionnez le type de compte dans le menu déroulant.
- Sélectionnez une étiquette dans le menu déroulant.
- Sélectionnez un compte parent dans le menu déroulant.
- Saisissez une description dans la zone de texte prévue.
👉 Cliquez sur « Soumettre »
Vue d’ensemble des comptes du Grand Livre
Une fois que vous avez accédé à la page du Plan Comptable (Chart of Accounts), un tableau de tous les comptes utilisés par votre organisation s’affichera.
🔍 Vous pouvez filtrer les résultats en tapant un mot-clé dans le champ Filtrer par compte / code GL / type de compte.
🌳 Vous pouvez également afficher ce tableau en vue arborescente (Tree View) — veuillez consulter la section « Afficher le plan comptable (Vue arborescente) » ci-dessous pour en savoir plus.
Afficher le Plan Comptable (Vue Arborescente)
Il existe une autre manière de visualiser vos comptes : en utilisant la Vue Arborescente.
Depuis la page du Plan Comptable, cliquez sur le bouton Vue Arborescente situé en haut à droite de l’écran.
Vous serez redirigé vers un nouvel écran (ayant le même titre que le précédent) avec une seule entrée, accompagnée d’un petit bouton sur la gauche :
👉 Cliquez sur le bouton « Développer tout » pour afficher l’arborescence complète.
Un résultat typique peut ressembler à celui présenté dans la capture d’écran ci-dessous.
C’est une méthode efficace pour examiner la structure des comptes de votre organisation dans le système Phenix.
Modifier, désactiver ou supprimer un compte existant
Vous pouvez modifier, désactiver ou supprimer un compte existant en accédant à sa page de détails.
Pour cela, cliquez sur un compte dans l’écran du Plan Comptable (Chart of Accounts).
Recherchez le compte que vous souhaitez modifier, puis cliquez dessus.
Une fois que vous avez cliqué sur le compte souhaité, vous serez redirigé vers un écran contenant plus de détails sur ce compte.
Un exemple est présenté ci-dessous (notez les trois boutons bleus situés à droite de l’écran) :
Désactiver, supprimer ou modifier un compte existant
- Pour désactiver le compte sélectionné, cliquez sur le bouton rouge Désactiver situé en haut à droite de l’écran.
Pour le réactiver, cliquez à nouveau sur ce bouton. - Pour supprimer le compte sélectionné, cliquez sur le bouton rouge Supprimer en haut à droite de l’écran.
Une fenêtre contextuelle s’ouvrira — cliquez sur le bouton rouge Confirmer pour valider la suppression du compte. - Pour modifier le compte sélectionné, cliquez sur le bouton bleu Modifier en haut à droite de l’écran.
Cela ouvrira la page de modification du compte GL.
Une fois que vous avez terminé d’apporter les modifications nécessaires, cliquez sur Soumettre.
