Microsoft 365 Copilot représente une avancée majeure dans la manière dont les utilisateurs interagissent avec leurs données, leurs applications et l’écosystème Microsoft 365. Contrairement aux fonctionnalités traditionnelles incluses dans un abonnement, Copilot est proposé via une combinaison de plans et de modèles de licence. En tant qu’administrateur IT ou professionnel technique, vous devez comprendre les deux éléments :

• Le plan Copilot détermine les fonctionnalités auxquelles vos utilisateurs ont accès.
• Le modèle de licence Copilot détermine comment vous payez pour ces fonctionnalités.

Vue d’ensemble des plans Copilot

Les plans Copilot se répartissent en trois grandes catégories :

1. Expérience gratuite de Copilot Chat
   Permet une IA conversationnelle de base, mais n’accède pas aux données de votre organisation dans Microsoft 365.
2. Plan payant Microsoft 365 Copilot
   Intègre Copilot dans les applications comme Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, en s’appuyant sur les données de Microsoft Graph (courriels, discussions, documents, etc.).
3. Copilot Studio
   Permet aux utilisateurs métier et aux développeurs de créer, personnaliser et gérer des agents Copilot. Ces agents peuvent dépendre de packs de capacité inclus ou de crédits à la consommation, selon leur niveau d’utilisation.

Modèles de licence Copilot

Copilot propose deux modèles de licence :

• Licence mensuelle par utilisateur
  Coût prévisible et gestion simplifiée.
• Option à la consommation (pay-as-you-go)
  Coût aligné sur l’utilisation réelle, mais introduit une variabilité.

Cette unité de formation compare ces modèles, explique leur application aux différents plans Copilot et explore leur impact sur les charges de travail comme SharePoint. Elle examine également les considérations budgétaires pour vous aider à faire des choix éclairés, équilibrant fonctionnalités, gouvernance et contrôle financier.

Comparaison des plans et des fonctionnalités Copilot

Lors du choix d’un modèle de licence, il est essentiel de comprendre quelles fonctionnalités sont incluses dans chaque plan. Microsoft propose plusieurs plans liés à Copilot : gratuit, payant, personnel vs entreprise, Copilot Studio, etc. Chaque plan offre un ensemble différent de capacités. Si vous ne comparez que les prix sans examiner les fonctionnalités, vous risquez de payer pour des éléments inutiles ou de manquer des fonctionnalités essentielles.

Certaines fonctionnalités sont premium, d’autres gratuites, et certaines nécessitent une licence supplémentaire ou sont facturées à l’usage (comme les agents, les connecteurs et les outils de gouvernance). Il est donc essentiel que les administrateurs associent les fonctionnalités aux plans. Les fonctionnalités incluent par exemple :

• Utilisation des données professionnelles dans Copilot Chat
• Création d’agents
• Recherche
• Carnets de notes
• Intégration avec des applications spécifiques (Teams, Outlook)
• Fonctions de sécurité et de conformité

Types de plans et ce qu’ils offrent

Le tableau suivant décrit les principaux plans/licences Copilot et ce qu’ils incluent :

Plan / Licence	Description / Public cible	Fonctionnalités principales	Fonctionnalités manquantes / supplémentaires / facturées
Copilot Chat (Gratuit)	Disponible pour tout compte Microsoft personnel ou professionnel/éducation sans licence Copilot payante	IA conversationnelle de base (similaire à Bing Chat) ; réponses basées sur le web uniquement	Pas d’accès aux données professionnelles (courriels, Teams, OneDrive, SharePoint) ; pas de Copilot dans les apps Microsoft 365 ; pas de contrôle admin/gouvernance
Microsoft 365 Personnel / Famille	Pour les utilisateurs à domicile ; Personnel = 1 utilisateur ; Famille = jusqu’à 6 utilisateurs	Copilot dans les apps Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote) ; 1 To de stockage OneDrive par utilisateur ; fonctions Copilot dans les apps grand public (rédaction, résumé, aide à la conception)	Pas connecté aux données Microsoft Graph ; pas d’intégration SharePoint/Teams ; pas de fonctions admin ou conformité ; pas de création d’agents
Microsoft 365 Copilot – Plans Business	Licence complémentaire pour les abonnements Business Standard / Premium (jusqu’à 300 utilisateurs)	Copilot dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams ; accès aux données Microsoft Graph (courriels, fichiers, Teams, SharePoint, OneDrive) ; fonctions de sécurité et conformité de base	Pas d’outils de conformité avancés (Purview, gestion des risques internes, etc.) ; limite stricte de 300 utilisateurs
Microsoft 365 Copilot – Plans Enterprise	Licence complémentaire pour Microsoft 365 E3/E5, Office 365 E3/E5, F3 (dans certains cas) ; pas de limite d’utilisateurs	Même intégration que Business + sécurité, conformité et gouvernance avancées (DLP, eDiscovery, audit, Purview) ; évolutif pour des milliers d’utilisateurs	Certaines fonctions avancées nécessitent des licences supplémentaires (Purview, analytique des risques internes, etc.) ; utilisation de Copilot Studio (agents, connecteurs) peut entraîner des coûts supplémentaires
Copilot Studio / Agents	Capacité complémentaire pour créer et gérer des agents personnalisés ; disponible pour les clients Business ou Enterprise	Création d’agents personnalisés dans Copilot Studio ; intégration de connecteurs externes, API, bases de données ; gestion du cycle de vie des agents dans Teams ou autres apps	Utilisation des agents régie par des « crédits Copilot » (packs de capacité ou paiement à l’usage) ; connecteurs premium et publication à grande échelle peuvent entraîner des coûts supplémentaires ; non disponible pour les plans Personnel/Famille

Résumé des critères d’éligibilité : Business vs Enterprise

Plans Business (Microsoft 365 Business Standard / Premium)

• Conçus pour les petites et moyennes organisations.
• Les utilisateurs de ces plans peuvent acheter et attribuer la licence complémentaire Microsoft 365 Copilot. Une fois activée, Copilot s’intègre aux applications incluses dans leur plan (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) et utilise les données de Microsoft Graph (courriels, fichiers OneDrive/SharePoint, discussions, etc.).
• La gouvernance et la sécurité sont présentes, mais moins étendues que dans les plans Enterprise (moins de fonctionnalités de conformité et d’eDiscovery, par exemple).

Plans Enterprise (E3, E5, Office 365 E3/E5, Microsoft 365 E3/E5, F3 dans certains cas)

• Conçus pour les grandes organisations ayant des besoins avancés en matière de sécurité et de conformité.
• Entièrement éligibles à la licence complémentaire Microsoft 365 Copilot.
• Les licences Copilot Enterprise offrent les mêmes fonctionnalités que Business, mais s’appuient sur des outils de niveau entreprise plus riches, comme la prévention avancée contre la perte de données (DLP), la gestion des risques internes, la conformité Purview, etc.
• Ces outils font une réelle différence dans la gouvernance de Copilot : par exemple, qui peut interroger quelles bibliothèques SharePoint, comment les données sensibles sont étiquetées, et si Copilot peut afficher certains documents.

Plans Office Apps uniquement (comme Microsoft 365 Apps for Business/Enterprise)

• Ces plans seuls ne suffisent pas pour utiliser Copilot.
• Il faut un plan Business ou Enterprise qualifié incluant des services comme Exchange Online et SharePoint Online, car Copilot s’appuie sur les signaux de Microsoft Graph à travers ces services.

Points clés à retenir lors de la comparaison des modèles de licence

• Gratuit vs Payant : Copilot gratuit offre uniquement un chat basé sur le web, sans intégration organisationnelle. Les licences payantes (Business/Enterprise) sont nécessaires pour débloquer la vraie valeur de productivité dans Word, Excel, Teams, etc.
• Compte personnel vs professionnel : Les plans Personnel/Famille utilisent des comptes Microsoft, tandis que les plans Business/Enterprise nécessitent des comptes Microsoft Entra ID. Le type de compte détermine si Copilot peut s’appuyer sur les données organisationnelles.
• Business vs Enterprise : Les fonctionnalités de Copilot dans les applications sont identiques. Cependant, les plans Enterprise débloquent des outils avancés de conformité, d’audit et de gouvernance que les plans Business ne proposent pas.
• Création d’agents : Seuls les locataires Business et Enterprise disposant de la capacité Copilot Studio peuvent créer des agents. Les utilisateurs Personnel/Famille ne le peuvent pas.
• Limite de sièges : Les plans Business sont limités à 300 utilisateurs. Les plans Enterprise sont illimités.

Exemples illustrant les différences clés

• Petite société de conseil :
  Une entreprise de 20 consultants. Leurs tâches incluent la synthèse de documents, la rédaction de propositions, la lecture de courriels. Avec Copilot gratuit, ils ne peuvent pas utiliser leurs fichiers de projet comme source. Résultat : des propositions génériques basées sur le web. Pour utiliser leurs propres documents, ils ont besoin du plan payant.
• Département IT créant un agent personnalisé :
  Le département IT veut créer un agent Help Desk dans Teams. L’agent doit répondre à « Quel est le statut de mon ticket # ». Il doit interroger un système interne, récupérer des données SharePoint ou d’un outil de tickets, et répondre. Cela nécessite Copilot Studio, des connecteurs, et probablement des droits premium. Le plan gratuit ne permet pas cela.
• Préoccupation de gouvernance dans une grande entreprise :
  Une entreprise avec des données sensibles dans SharePoint veut contrôler strictement l’accès de Copilot, l’utilisation des agents, et la conservation des journaux. Les plans payants offrent des outils d’administration pour restreindre la recherche, appliquer des étiquettes de sensibilité, configurer la conformité et auditer l’usage. Les plans gratuits ne permettent pas ce niveau de contrôle.
• Famille avec le plan Microsoft 365 Famille :
  Utilise Word, Excel, etc. à domicile avec un compte Microsoft. Elle peut voir les capacités de Copilot dans ces apps (suggestions de rédaction, résumés, etc.), mais ne peut pas accéder aux fichiers professionnels, collaborer dans un tenant privé d’entreprise, ni bénéficier des contrôles d’administration des licences Business ou Enterprise.

Modèle de licence mensuelle Microsoft 365 Copilot

Le modèle de licence mensuelle pour Microsoft 365 Copilot fonctionne comme les autres modules complémentaires (ex. Power BI Pro, Defender for Endpoint). Vous payez un montant fixe par utilisateur et par mois, peu importe l’usage réel. Ce modèle est prévisible, ce qui facilite la budgétisation, mais nécessite une planification pour attribuer les licences aux bons utilisateurs.

Avantages :

• Simplicité : Attribution via le centre d’administration Microsoft 365 ou PowerShell ; suivi via les outils de reporting habituels ; planification budgétaire par utilisateur.
• Prévisibilité :
  Exemple : si le coût mensuel est de 30 USD par utilisateur et que vous avez 1 000 employés licenciés, le budget mensuel est de 30 000 USD, même si 200 d’entre eux utilisent peu ou pas Copilot.
• Simplicité administrative :
  Attribution automatisée via Microsoft Entra ID par groupes (ex. RH, Ventes), assurant cohérence et réduction des tâches manuelles.
• Risque de sur-licenciement :
  Sans surveillance, l’organisation peut gaspiller de l’argent sur des utilisateurs inactifs (ex. saisonniers, sous-traitants). Des audits réguliers sont essentiels pour éviter les dépenses inutiles.

Modèle Copilot à la consommation (Pay-as-you-go)

Le modèle à la consommation diffère fondamentalement de l’approche mensuelle. Au lieu d’un coût fixe par utilisateur, les organisations sont facturées en fonction de l’utilisation réelle. Cela signifie que chaque requête ou interaction avec Copilot génère une consommation mesurée et facturée via les ressources d’un abonnement Azure. Ce modèle est utile pour les organisations dont la demande varie ou lorsque seul un sous-ensemble d’utilisateurs a besoin ponctuellement des capacités de Copilot.

Ce modèle lie l’utilisation de Copilot à la facturation Azure, de sorte que les coûts apparaissent aux côtés d’autres services à la consommation comme Azure Functions ou Azure Storage. Cette intégration permet un suivi granulaire des coûts et des alertes budgétaires, mais elle transfère aussi davantage de responsabilités aux administrateurs. Sans surveillance attentive, l’utilisation peut augmenter de manière imprévisible — par exemple, si une équipe projet dépend fortement de Copilot pendant plusieurs semaines.

Exemple : Imaginez une université où seuls les chercheurs et les assistants diplômés ont besoin de Copilot de manière intermittente pour l’analyse de données. Plutôt que d’acheter des licences mensuelles pour des centaines d’utilisateurs, l’université peut activer le modèle à la consommation, permettant que seuls les usages actifs génèrent des coûts. Cette flexibilité évite le gaspillage, mais introduit une variabilité budgétaire.

Points clés du modèle à la consommation :

• Facturation basée sur la consommation : L’organisation paie uniquement pour l’utilisation réelle. Par exemple, si Copilot est utilisé 5 000 fois dans un mois, les frais reflètent cette utilisation. Ce modèle est pertinent pour les organisations où la demande est faible mais répartie sur de nombreux utilisateurs.
• Intégration avec la gestion Azure : Étant donné que la facturation passe par Azure, les administrateurs peuvent utiliser les tableaux de bord Cost Management + Billing pour définir des budgets, des alertes et des balises de ressources. Le service financier peut, par exemple, créer une balise de centre de coûts « Utilisation Copilot » pour faciliter l’allocation des dépenses par unité métier.
• Volatilité budgétaire : Contrairement à la licence fixe, le modèle à la consommation peut entraîner des pics de coûts. Une augmentation soudaine de l’utilisation de Copilot liée à un projet peut tripler ou quadrupler les dépenses mensuelles. Par exemple, lors d’une fusion ou acquisition, les employés peuvent utiliser intensivement Copilot pour résumer des contrats et documents, entraînant des dépenses imprévues.

Différences entre les modèles de licence

Choisir entre le modèle mensuel et le modèle à la consommation ne se résume pas au coût : il s’agit d’aligner la licence sur les besoins de l’organisation, la gouvernance et la tolérance au risque. Chaque modèle répond à un objectif différent, et le bon choix dépend souvent de la taille de l’organisation, de la stabilité de la main-d’œuvre et de la stratégie d’adoption de Copilot.

• Le modèle mensuel offre de la stabilité mais peut entraîner des coûts plus élevés si l’adoption est inégale.
• Le modèle à la consommation, en revanche, offre de la flexibilité mais introduit une imprévisibilité financière.
• Alors que la surveillance est moins critique dans le modèle mensuel, elle est essentielle dans le modèle à la consommation.

Exemple : Une multinationale peut opter pour des licences mensuelles au siège pour une utilisation constante, tandis que ses bureaux régionaux plus petits peuvent utiliser le modèle à la consommation pour des besoins ponctuels. Dans ce type d’approche hybride, les administrateurs doivent équilibrer la charge administrative avec l’optimisation des coûts.

Principales différences entre les deux modèles :

• Prévisibilité des coûts vs flexibilité :
  La licence mensuelle garantit des coûts stables et prévisibles. Le modèle à la consommation offre de la flexibilité mais peut entraîner une volatilité budgétaire.
  Exemple : Un cabinet d’avocats peut préférer la licence mensuelle pour garantir l’accès à Copilot à ses avocats, tandis qu’un détaillant saisonnier peut opter pour le modèle à la consommation pour son personnel temporaire.
• Charge administrative :
  La licence mensuelle simplifie l’attribution, tandis que le modèle à la consommation nécessite une surveillance continue via les outils de facturation Azure. Les organisations sans expertise en gestion des coûts peuvent avoir du mal à suivre l’utilisation.
• Adoption et évolutivité :
  La licence mensuelle s’adapte facilement aux grandes bases d’utilisateurs stables. Le modèle à la consommation convient mieux aux programmes pilotes ou aux départements où l’utilisation est encore incertaine.
  Exemple : Une organisation qui pilote Copilot dans son service IT peut commencer avec le modèle à la consommation, puis passer à la licence mensuelle une fois l’adoption stabilisée.

Implications des licences pour Microsoft SharePoint

SharePoint mérite une attention particulière car il constitue l’une des principales sources de données utilisées par Copilot. Les décisions de licence ont un impact non seulement sur le coût, mais aussi sur la gouvernance et la conformité. Lorsque Copilot interroge SharePoint, il affiche les données en fonction des autorisations de l’utilisateur, donc garantir des contrôles d’accès appropriés est aussi important que la licence elle-même.

• Modèle mensuel :
  Permet aux utilisateurs licenciés d’avoir un accès constant aux contenus SharePoint via Copilot. Ce modèle est adapté aux environnements où la collaboration est forte et où les utilisateurs dépendent régulièrement des bibliothèques SharePoint. Cependant, il peut exposer davantage de contenu sensible aux requêtes si les politiques de gouvernance ne sont pas strictement appliquées.
• Modèle à la consommation :
  Les requêtes Copilot vers SharePoint peuvent générer une facturation imprévisible. Une équipe de recherche pourrait, par exemple, entraîner une forte consommation en interrogeant intensivement de grandes bibliothèques SharePoint. Ce modèle rend essentiel pour les administrateurs d’appliquer à la fois une surveillance de l’utilisation et des contrôles d’accès.

Implications spécifiques à SharePoint :

• Risques de gouvernance des données :
  Copilot respecte les autorisations SharePoint, mais les décisions de licence peuvent élargir le périmètre des utilisateurs pouvant interroger les données.
  Exemple : Licencier tous les employés via le modèle mensuel pourrait permettre davantage de requêtes sur des bibliothèques sensibles (RH, Finance) si les contrôles d’accès ne sont pas verrouillés.
• Pics d’utilisation et de facturation :
  Dans le modèle à la consommation, les équipes travaillant sur des projets impliquant des bibliothèques SharePoint volumineuses peuvent générer des hausses soudaines de coûts. Les administrateurs doivent anticiper ces scénarios avec des alertes budgétaires et des balises de charge de travail.
• Stratégies hybrides de gouvernance :
  Les organisations peuvent choisir la licence mensuelle pour les départements qui utilisent SharePoint quotidiennement (comme les opérations), et le modèle à la consommation pour les utilisateurs occasionnels (comme le service juridique). Cette structure équilibre la gouvernance avec la flexibilité des coûts, mais augmente la complexité pour les administrateurs qui gèrent les licences à travers les charges de travail.

Considérations de coût et conseils budgétaires

Gérer les coûts de Microsoft 365 Copilot ne consiste pas seulement à choisir un modèle de licence, mais à mettre en œuvre une gouvernance budgétaire continue. Les deux modèles nécessitent une planification rigoureuse, mais les stratégies diffèrent : la licence mensuelle repose sur l’attribution proactive des licences et des audits réguliers, tandis que le modèle à la consommation exige une surveillance constante et une optimisation des coûts via les outils Azure.

La budgétisation doit tenir compte des tendances d’adoption, des variations saisonnières et des priorités organisationnelles. Il est essentiel de ne pas négliger les tests pilotes, qui sont un excellent moyen d’estimer l’utilisation avant de généraliser les licences. Un petit pilote en mode pay-as-you-go peut fournir des données concrètes pour déterminer si un modèle mensuel ou hybride est le meilleur choix à long terme.

Il est également important d’aligner la budgétisation sur les pratiques plus larges de gestion financière IT. Tout comme les organisations suivent les coûts liés au stockage, au calcul ou aux modules de sécurité, Copilot doit être intégré aux modèles de refacturation IT afin que les départements comprennent et assument leur consommation.

Bonnes pratiques en matière de coûts et de budgétisation :

• Test pilote avec le modèle à la consommation :
  Commencez avec le modèle pay-as-you-go pour collecter des données sur l’utilisation réelle.
  Exemple : Une entreprise active Copilot pour 100 employés du service marketing pendant trois mois, analyse le coût par utilisateur, puis décide de passer ou non au modèle mensuel.
• Audits réguliers des licences :
  Dans le modèle mensuel, examinez les attributions de licences chaque trimestre. Supprimez les licences des utilisateurs inactifs comme les stagiaires, les sous-traitants ou les employés qui utilisent rarement Copilot.
• Outils de gestion des coûts Azure :
  Dans le modèle à la consommation, utilisez des outils comme les budgets, les alertes et les balises pour contrôler les coûts.
  Exemple : Le service financier peut créer une alerte qui se déclenche lorsque les coûts mensuels de Copilot dépassent 5 000 $, évitant ainsi les mauvaises surprises.
• Budgétisation hybride :
  Certaines organisations utilisent un mélange de modèles de licence.
  Exemple : Une entreprise mondiale peut attribuer des licences mensuelles au siège social tout en utilisant le modèle à la consommation pour les bureaux satellites. La planification budgétaire doit alors prendre en compte à la fois les coûts fixes et variables.

Unité suivante : Planifier et déployer Microsoft 365 Copilot et les agents