L’essor des outils alimentés par l’IA dans Microsoft 365 a transformé la manière dont les organisations interagissent avec l’information. Plutôt que de s’appuyer uniquement sur des recherches manuelles, des requêtes personnalisées ou des flux de travail répétitifs, les employés peuvent désormais déléguer bon nombre de ces tâches à Microsoft 365 Copilot et à sa famille d’agents spécialisés. Ces outils apportent de l’intelligence directement dans les applications quotidiennes utilisées par les professionnels de l’information et les équipes informatiques, contribuant à combler le fossé entre les données brutes, les processus métier et les informations exploitables.

Au cœur de son fonctionnement, Copilot n’est pas simplement un chatbot. C’est un ensemble d’assistants spécialisés par rôle qui s’intègrent à l’écosystème Microsoft 365. Par exemple, l’agent Researcher de Microsoft aide à découvrir, filtrer et résumer de vastes quantités de contenu. L’agent Analyst étend cette capacité aux données structurées, en s’intégrant à des outils comme Excel et Power BI. Par ailleurs, des agents préconçus ou personnalisés gèrent des fonctions spécialisées allant de simples requêtes à des tâches de gestion de services plus avancées, souvent de manière plus automatisée ou orientée flux de travail que Copilot seul. Ensemble, ils offrent aux organisations des options flexibles pour appliquer l’IA là où elle apporte le plus de valeur.

Comprendre les différences entre Copilot et les agents est essentiel, car ils opèrent à des niveaux de portée et de complexité différents. Les instances de Copilot sont étroitement intégrées aux applications Microsoft 365 et à Microsoft Graph, ce qui les rend idéales pour des tâches interactives et pilotées par l’utilisateur. Les agents, en revanche, peuvent être conçus pour des flux de travail répétables, des processus spécifiques à un département ou des intégrations avec des systèmes extérieurs à Microsoft 365.

Les sections suivantes décrivent des exemples concrets qui peuvent vous aider à déterminer si une demande relève de Copilot, d’un agent existant ou d’un agent personnalisé.

Cas d’usage pour Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot s’intègre directement aux applications que les employés utilisent déjà quotidiennement, telles que Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, etc. Dans ces applications, Copilot accélère les tâches courantes comme la rédaction, le résumé, l’analyse et la mise en forme de contenu. Mais Copilot existe aussi sous la forme de Copilot Chat, qui fournit une interface conversationnelle aux données organisationnelles via Microsoft Graph. Copilot Chat n’est pas lié à un document ou une application spécifique ; il permet aux utilisateurs de poser des questions plus larges, inter-applications, et d’obtenir des réponses couvrant plusieurs sources de données.

Pour les administrateurs informatiques, cette distinction est importante. Les cas d’usage dans les applications optimisent la productivité dans un flux de travail unique (rédaction, création de présentations, analyse de feuilles de calcul). Copilot Chat, en revanche, devient une couche de « découverte de connaissances » à travers le tenant, aidant les employés à naviguer dans la complexité des bibliothèques SharePoint, des conversations Teams, des fils Outlook, etc. Les deux sont importants, mais ils résolvent des problèmes différents.

Voici des exemples montrant où Copilot dans les applications est le plus efficace, et où Copilot Chat apporte une valeur unique :

• Rédaction et création de contenu (Copilot dans les applications) : Dans Word ou Outlook, Copilot peut générer des premiers jets de propositions, rapports ou courriels. Par exemple, un chef de projet pourrait demander à Copilot dans Word : « Rédige un rapport d’état du projet basé sur les notes de réunion d’hier. » Cela utilise le contexte de l’application (l’interface Word et les fichiers récents) plutôt qu’une requête inter-tenant. Les administrateurs doivent s’assurer que les politiques de transcription et de stockage des documents sont correctement configurées pour que Copilot puisse accéder aux bonnes notes de réunion.
• Résumé et insights de réunion (Copilot dans les applications + Copilot Chat) : Dans Teams, Copilot peut résumer une transcription de réunion et suggérer des actions (dans l’application). Mais un utilisateur pourrait aussi ouvrir Copilot Chat et demander : « Résume toutes les réunions que j’ai eues cette semaine concernant le déploiement de Contoso. » Copilot Chat agrège plusieurs réunions, discussions et courriels, offrant une vue plus large. Pour les administrateurs, activer ce résumé inter-réunions et inter-applications dans Copilot Chat nécessite de configurer les politiques de transcription et de s’assurer que l’indexation Graph est complète.
• Exploration de données dans Excel (Copilot dans les applications) : Un responsable commercial peut demander à Copilot dans Excel : « Montre-moi un graphique de la croissance des produits par année. » Copilot génère la visualisation directement dans le classeur, sans que le responsable ait besoin de tableaux croisés dynamiques ou de formules. Cette demande est fortement contextuelle au classeur lui-même, ce qui en fait un scénario dans l’application.
• Recherche de connaissances inter-applications (Copilot Chat) : Un utilisateur pourrait demander à Copilot Chat : « Montre-moi les derniers retours clients sur notre application mobile. » Au lieu de chercher dans un seul dépôt à la fois, Copilot Chat interroge les courriels Outlook, les discussions Teams et les fichiers SharePoint ensemble. Pour les administrateurs, prendre en charge cette recherche inter-applications dans Copilot Chat signifie s’assurer que Microsoft Search est correctement configuré pour que seuls les contenus auxquels l’utilisateur a accès soient inclus dans les résultats. Si votre organisation connecte d’autres sources de données (comme ServiceNow, Salesforce, etc.), les connecteurs Microsoft Graph doivent être correctement configurés pour que Copilot Chat puisse récupérer ces informations en toute sécurité.
• Support à la présentation et à la visualisation (Copilot dans les applications) : Dans PowerPoint, Copilot peut créer des présentations à partir de documents Word ou de données Excel. Un chef de département pourrait dire : « Crée une présentation de cinq diapositives résumant les performances du T2 en utilisant le rapport financier et la mise à jour marketing. » Copilot assemble un brouillon de présentation dans PowerPoint, que l’utilisateur peut ensuite affiner. Cette demande est liée à l’expérience dans l’application, pas à Copilot Chat.

Cas d’usage pour l’agent Researcher dans Microsoft 365 Copilot

L’agent Researcher dans Microsoft 365 Copilot est spécialisé dans l’aide à la gestion de l’information non structurée, comme les courriels, les discussions Teams, les documents Word, les fichiers SharePoint, etc. La plupart des organisations possèdent une quantité écrasante de ce type de contenu, ce qui rend difficile la localisation de la bonne information au bon moment. Researcher réduit cette friction en appliquant la recherche sémantique, le résumé et le filtrage contextuel pour faire apparaître le contenu le plus pertinent.

• Découverte de connaissances : Par exemple, imaginez un administrateur informatique chargé de préparer un briefing sur les pannes réseau passées. Au lieu de rechercher manuellement dans les journaux d’incidents, les dossiers SharePoint et les messages Teams archivés, Researcher peut faire apparaître une liste d’incidents regroupés par similarité. L’administrateur pourrait ensuite lui demander de résumer les causes racines, de mettre en évidence les problèmes récurrents et d’identifier les départements les plus touchés. Ce type de recherche sémantique va au-delà de la correspondance de mots-clés. Il comprend les relations entre les personnes, les projets et les activités telles que représentées dans Microsoft Graph.
• Résumé de contenu long : Dans un autre scénario, un responsable conformité pourrait devoir examiner des centaines de pages de contrats pour repérer une clause spécifique. Researcher peut condenser ces documents en un résumé digeste tout en conservant des liens vers les sources originales pour validation. Pour les administrateurs soutenant les équipes de conformité, le résumé de contenu réduit le temps passé à chercher des fichiers ou à clarifier des formulations ambiguës. Il aide aussi à préparer des synthèses pour les dirigeants qui veulent une vue d’ensemble sans entrer dans les détails.
• Insights contextuels inter-applications : Comme Researcher fonctionne à travers plusieurs applications Microsoft 365, il peut rassembler une vue unique de l’avancement d’un projet, même lorsque l’information est dispersée. Par exemple, en extrayant les exigences des documents Word, les calendriers de Planner et les risques discutés dans Teams. Cela facilite le soutien aux utilisateurs métier qui ont besoin d’un rapport consolidé sur l’état d’un projet mais n’ont pas les compétences techniques pour connecter toutes les données eux-mêmes.

Cas d’usage pour l’agent Analyst dans Microsoft 365 Copilot

Alors que l’agent Researcher gère les données non structurées, l’agent Analyst dans Microsoft 365 Copilot se concentre sur les informations structurées telles que les tableaux, les feuilles de calcul et les tableaux de bord. Pour les administrateurs informatiques qui soutiennent les équipes financières, opérationnelles ou de données, cette distinction est importante. Analyst peut simplifier le processus de transformation des chiffres bruts en visualisations, en analyses statistiques et en recommandations — des tâches qui submergent souvent les utilisateurs métier non techniques.

• Analyse de données dans Excel : Imaginez un chef de département qui a accumulé des années de feuilles de calcul budgétaires mais n’a pas le temps de créer des tableaux croisés dynamiques ou de réaliser des analyses de régression. L’agent Analyst peut nettoyer les données, identifier les anomalies et générer des prévisions à l’aide de requêtes en langage naturel. Par exemple : « Quel trimestre a présenté la plus grande variance entre les prévisions et les dépenses réelles ? » Au lieu de former le chef de département aux fonctionnalités avancées d’Excel, l’équipe informatique peut s’appuyer sur Analyst pour combler ce manque de connaissances.
• Intégration avec Power BI : Un autre cas courant est lorsque la direction demande des tableaux de bord à la demande. L’agent Analyst peut interroger les ensembles de données Power BI et créer automatiquement des graphiques et des insights, sans que les utilisateurs aient besoin d’écrire des formules DAX ou de comprendre les calculs en arrière-plan. Supposons que l’équipe des opérations demande une répartition des retards d’expédition par région. Analyst peut extraire cette information du modèle Power BI, générer une visualisation appropriée et même suggérer des approfondissements, comme « par fournisseur » ou « par mode de transport ». Cela réduit la dépendance aux développeurs BI pour des demandes simples mais urgentes.
• Génération automatisée d’insights : L’agent Analyst dans Microsoft 365 Copilot ne s’arrête pas à la visualisation des données ; il peut aussi générer des explications narratives. Par exemple, il pourrait indiquer que « Les ventes dans le Midwest ont diminué de 12 % au dernier trimestre, principalement en raison de la baisse des commandes de deux clients clés. » Les dirigeants qui utilisent l’agent Analyst passent moins de temps à interpréter les tableaux de bord et plus de temps à agir. L’agent Analyst garantit également une cohérence dans toute l’organisation. Chaque équipe reçoit des insights dans un format et un style standardisés, réduisant les risques de mauvaise interprétation et alignant les rapports sur les politiques de l’entreprise.

Cas d’usage pour les autres agents préconçus

Les agents préconçus dans Microsoft 365 Copilot sont des assistants prêts à l’emploi fournis par Microsoft et ses partenaires, que toute personne dans votre organisation peut utiliser sans rien construire à partir de zéro. Ces agents sont conçus pour aider les utilisateurs dans des tâches courantes et des scénarios professionnels, allant de la rédaction et du brainstorming à la planification de carrière et à la génération d’idées. Pour les administrateurs informatiques, les agents préconçus nécessitent peu de maintenance : ils sont préconfigurés, sécurisés et maintenus par Microsoft, ce qui évite aux organisations de développer ou de gérer la logique sous-jacente.

Cette formation a déjà abordé deux agents préconçus fondamentaux — Researcher et Analyst. Nous les avons mis en avant séparément car ils soutiennent les scénarios les plus courants de découverte de connaissances et d’analyse de données dans Microsoft 365 Copilot. Cependant, il est important de noter que Microsoft 365 Copilot inclut une multitude d’autres agents préconçus couvrant un large éventail de problématiques. Par exemple :

• Writing Coach (Coach en écriture) : Cet agent aide les utilisateurs à améliorer leur communication écrite dans les courriels, les documents et les présentations. Par exemple, un collaborateur marketing pourrait demander au Writing Coach d’affiner le ton d’un courriel client, de suggérer des améliorations grammaticales ou de clarifier des phrases complexes. Il est également utile pour les employés qui ne sont pas à l’aise avec l’écriture formelle ou qui souhaitent maintenir un style organisationnel cohérent.
• Career Coach (Coach de carrière) : L’agent Career Coach aide les utilisateurs dans leur développement professionnel. Les employés peuvent lui demander des conseils pour améliorer leurs compétences, se préparer à des entretiens ou planifier leur évolution de carrière. Par exemple, il peut suggérer des cours LinkedIn Learning pertinents, fournir des retours sur des CV, aider à rédiger des lettres de motivation ou préparer des entretiens d’embauche.
• Ideas Coach (Coach d’idées) : Cet agent soutient les processus de brainstorming et de génération d’idées. Un chef de produit pourrait demander au Ideas Coach de proposer de nouvelles fonctionnalités pour un produit existant, ou une équipe pourrait solliciter des approches créatives pour résoudre un problème de flux de travail. L’agent peut générer plusieurs suggestions, les résumer et même les classer selon des critères définis par l’utilisateur.
• Autres agents préconçus : Microsoft propose de nombreux autres agents préconçus, tels que des facilitateurs de réunion, des assistants de concentration et des aides à la gestion de projet. Chaque agent cible un scénario utilisateur spécifique, réduisant le besoin pour les employés de créer leurs propres solutions. Comme ces agents sont préconçus et maintenus par Microsoft ou ses partenaires certifiés, les organisations peuvent les déployer rapidement, assurant une fonctionnalité cohérente et minimisant les charges de support.

Cas d’usage pour les agents personnalisés créés par les utilisateurs métier

Toutes les organisations ne disposent pas de développeurs disponibles pour créer des agents avancés, et tous les scénarios ne l’exigent pas. Avec Copilot Studio et les outils associés sans code ou à faible code, les utilisateurs métier ordinaires, sans expérience en programmation, peuvent créer leurs propres agents pour gérer des questions répétitives, fournir des réponses rapides ou guider leurs collègues dans des processus courants. Ces agents n’exécutent pas d’automatisations complexes, mais ils réduisent les frictions et libèrent du temps pour les équipes métier et le personnel informatique. Pour les administrateurs informatiques, l’objectif n’est pas de construire les agents eux-mêmes, mais de mettre en place la gouvernance, la surveillance et les garde-fous pour que l’innovation se fasse en toute sécurité.

• Bots de questions-réponses spécifiques à un département : Par exemple, un coordinateur marketing pourrait créer un agent qui répond aux questions courantes sur les directives de marque : « Quelles polices devons-nous utiliser pour les présentations PowerPoint ? » ou « Où se trouve le dernier logo produit ? » Au lieu de répondre constamment à des courriels ou des messages Teams, le coordinateur peut orienter ses collègues vers l’agent. Du côté informatique, ce type de cas d’usage nécessite de s’assurer que l’agent a le bon accès aux dossiers SharePoint ou OneDrive où sont stockés les éléments officiels.
• Support aux processus guidés : Un chef d’équipe en finance pourrait concevoir un agent qui guide les employés dans la soumission de leurs frais de déplacement. L’agent pourrait fournir une liste de contrôle structurée, comme : collecter les reçus, confirmer que les dépenses respectent les politiques, et fournir un lien direct vers le formulaire de soumission. La différence clé est que cet agent n’automatise pas le flux de travail ni n’interagit avec les systèmes en arrière-plan ; il présente simplement les instructions de manière cohérente et réutilisable. Cela élimine la confusion, garantit que les directives sont toujours à jour et réduit les tickets répétitifs du type « comment faire pour… ? »
• Connexion à des sources de données simples : Les utilisateurs métier peuvent également créer des agents qui extraient des données structurées stockées dans Excel ou des listes SharePoint. Par exemple, un membre de l’équipe RH pourrait configurer un agent qui consulte le catalogue de formations de l’entreprise et répond à la question : « Quelle formation en cybersécurité est obligatoire ce trimestre ? » L’agent RH n’a pas besoin de faire des analyses ou d’orchestrer plusieurs systèmes ; il fournit simplement des réponses rapides pour soulager la pression sur l’équipe RH.

Cas d’usage pour les agents SharePoint

SharePoint reste l’une des plateformes les plus utilisées pour stocker les connaissances organisationnelles, et les agents SharePoint prolongent cette valeur en aidant les utilisateurs à trouver, gérer et exploiter le contenu plus efficacement. Ces agents sont conçus spécifiquement pour utiliser les bibliothèques de documents, les listes et les métadonnées de SharePoint. Pour les administrateurs informatiques, les agents SharePoint soulèvent également des questions importantes de gouvernance, car les règles de contrôle d’accès, de conservation et de conformité influencent directement ce que l’agent peut afficher.

• Découverte de contenu et navigation : Un agent SharePoint peut aider les employés à localiser rapidement des politiques, des modèles ou de la documentation de projet sans avoir besoin de connaître la structure exacte des dossiers. Par exemple, au lieu de cliquer dans plusieurs bibliothèques, un utilisateur pourrait demander : « Montre-moi la dernière charte de projet pour le déploiement en Amérique du Nord. » L’agent SharePoint peut interpréter cette demande de manière sémantique et récupérer le document, même s’il est stocké dans un chemin de fichier peu évident.
• Assistance au cycle de vie des documents : Les agents SharePoint peuvent guider les employés dans les processus de gestion documentaire. Par exemple, lorsqu’un chef de projet téléverse un contrat, l’agent pourrait lui rappeler d’appliquer les métadonnées appropriées, vérifier si une étiquette de conservation est requise, et notifier le service juridique si le document correspond à certaines règles de conformité. Cela réduit les erreurs humaines et garantit une meilleure conformité aux politiques de gestion des enregistrements.
• Activation des flux de travail : SharePoint sert souvent de centre pour les flux de travail impliquant plusieurs parties prenantes. Un agent SharePoint pourrait surveiller une liste de tâches de projet et notifier automatiquement les membres de l’équipe à l’approche des échéances, ou escalader les éléments en retard. Dans un autre scénario, un agent SharePoint pourrait suivre les mises à jour dans une base de connaissances partagée et envoyer des résumés personnalisés aux employés selon leur rôle.

Cas d’usage pour les agents personnalisés avancés dans Copilot

Bien que les agents préconçus couvrent de nombreux scénarios standards, certaines organisations ont besoin de solutions hautement personnalisées. Les agents personnalisés permettent aux équipes informatiques et aux développeurs de concevoir des flux de travail IA adaptés aux besoins spécifiques d’un département ou d’un secteur. Ces agents peuvent s’intégrer à des API, automatiser des processus en plusieurs étapes et fournir des réponses contextuelles bien au-delà des capacités de Copilot seul.

• Automatisation des flux de travail : Un agent personnalisé pourrait gérer l’approbation des dépenses de bout en bout. Lorsqu’un employé soumet un rapport de dépenses, l’agent pourrait valider les données, vérifier la conformité avec la politique de l’entreprise et l’acheminer vers le bon responsable. Si l’approbation est accordée, il pourrait ensuite déclencher une mise à jour dans le système financier. Pour les administrateurs, la création d’un tel agent implique généralement l’utilisation de connecteurs Power Automate, d’API personnalisées et d’une gouvernance appropriée pour garantir l’exactitude et la conformité.
• Besoins spécifiques à un département : Prenons l’exemple d’un service juridique qui examine fréquemment des accords de confidentialité (NDA). Un agent personnalisé pourrait analyser les contrats téléversés, identifier les clauses à risque et les signaler pour révision juridique. Cela permet de gagner du temps pour les juristes tout en assurant une cohérence dans les critères d’examen. Les administrateurs informatiques jouent un rôle clé dans la connexion de cet agent au dépôt de documents, l’application des politiques de prévention de perte de données et la configuration des contrôles d’accès.
• Orchestration inter-systèmes : Un autre exemple est la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Un agent personnalisé pourrait surveiller les commandes entrantes, interroger les systèmes d’inventaire et déclencher automatiquement des flux de fabrication si les stocks sont faibles. Il pourrait aussi envoyer des alertes proactives aux responsables en cas de retards probables. Pour les administrateurs informatiques, cela nécessite la mise en place d’intégrations sécurisées entre les systèmes ERP et Microsoft 365, tout en construisant des garde-fous pour éviter les actions involontaires.

Choisir le bon outil (Copilot vs Agent)

Choisir entre Copilot et les agents n’est pas seulement une décision technique ; il s’agit d’aligner le bon outil sur le bon problème métier. Les deux sont puissants, mais ils excellent dans des contextes différents. Copilot est idéal pour les tâches non planifiées, pilotées par l’utilisateur, à l’intérieur des applications Microsoft 365. Les agents brillent lorsque les processus sont répétables, impliquent plusieurs étapes ou doivent se connecter à des systèmes extérieurs à Microsoft 365.

• Quand utiliser Copilot : Si un utilisateur métier a besoin de résumer rapidement un rapport, d’analyser les chiffres de ventes du mois dernier ou de compiler une mise à jour de projet, Copilot est le bon choix. Ces tâches sont généralement ponctuelles, souvent motivées par un besoin immédiat d’information ou de contenu. Les administrateurs informatiques doivent considérer Copilot comme l’outil de première ligne pour stimuler la productivité dans les applications familières.
• Quand utiliser un agent préconçu : Si un département est submergé par des demandes répétitives, comme les réinitialisations de mot de passe en informatique ou les politiques de congés en RH, un agent préconçu peut apporter un soulagement immédiat. Les administrateurs doivent envisager les agents préconçus lorsque le volume de demandes est prévisible et que le flux de travail est standardisé.
• Quand utiliser un agent créé par un utilisateur métier : Les utilisateurs métier sans expérience en programmation peuvent créer des agents simples dans Copilot Studio. Ces agents conviennent aux besoins légers et spécifiques à un département, comme répondre à des questions courantes sur les processus internes d’une équipe ou fournir des liens rapides vers des ressources partagées. Par exemple, un coordinateur RH pourrait créer un agent qui répond à « Comment mettre à jour mon dépôt direct ? » ou redirige les employés vers le bon formulaire de prestations. Les administrateurs doivent encourager cette approche lorsque la solution ne nécessite pas d’intégration système ni d’automatisation complexe, mais réduit tout de même le travail répétitif au sein d’une équipe.
• Quand utiliser un agent SharePoint : Les agents SharePoint sont bien adaptés aux scénarios où la gouvernance du contenu, la gestion des sites ou la récupération d’informations doivent être automatisées. Par exemple, un agent SharePoint pourrait aider à appliquer automatiquement des étiquettes de sensibilité aux nouveaux documents, répondre aux questions des employés sur les autorisations de site ou faire apparaître des politiques stockées dans les bibliothèques de documents sans recherche manuelle. Les administrateurs doivent envisager les agents SharePoint lorsque les tâches impliquent du contenu structuré stocké dans SharePoint, la configuration de sites ou des flux de gouvernance trop spécifiques pour Copilot mais ne nécessitant pas un agent entièrement personnalisé.
• Quand utiliser un agent personnalisé avancé : Les agents personnalisés sont appropriés lorsque le flux de travail est complexe, s’étend sur plusieurs systèmes, implique l’automatisation de tâches ou nécessite une logique propre à l’organisation. Par exemple, l’automatisation de l’intégration des fournisseurs pourrait nécessiter la vérification de formulaires fiscaux, la mise à jour des enregistrements ERP et la notification des responsables. Copilot seul ne peut pas orchestrer ce type de traitement de bout en bout, mais un agent personnalisé le peut. Les administrateurs doivent également évaluer les exigences de maintenance et de gouvernance à long terme avant le déploiement.

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