Explorez les avantages de l’utilisation des agents
Microsoft SharePoint et Microsoft 365 Copilot Chat sont des piliers pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur productivité et à rationaliser leurs flux de travail. À mesure que les organisations évoluent dans l’ère numérique, la capacité de ces plateformes à offrir une collaboration efficace et une gestion fluide de l’information devient de plus en plus cruciale. L’intégration d’agents pour les utilisateurs professionnels dans SharePoint et Copilot Chat offre une multitude d’avantages qui peuvent transformer la manière dont les organisations gèrent l’information, collaborent et fonctionnent.
Les agents peuvent considérablement améliorer la productivité et l’efficacité en automatisant les tâches routinières, en facilitant la récupération des données, en simplifiant les flux de travail et en offrant des expériences utilisateur personnalisées. De plus, leur capacité à renforcer la sécurité et la conformité souligne encore davantage leur valeur dans l’environnement commercial complexe d’aujourd’hui.
L’introduction d’agents pour les utilisateurs professionnels dans SharePoint et Copilot Chat représente une avancée significative dans la manière dont les organisations rationalisent leur espace de travail numérique. Ces agents offrent divers avantages qui peuvent transformer la manière dont les équipes fonctionnent, collaborent et interagissent avec les données. Voici quelques-uns des principaux avantages :
Simplification des tâches: L’un des principaux avantages des agents dans SharePoint et Copilot Chat est leur capacité à simplifier les tâches routinières. Ces agents peuvent aider à organiser les documents, à attribuer des balises de métadonnées et à gérer les versions des documents. Par exemple, un agent pourrait automatiquement suggérer des balises de métadonnées pertinentes en fonction du contenu du document, aidant ainsi les utilisateurs à rester organisés sans effort manuel. Cela permet de réduire le temps consacré aux tâches administratives et garantit une catégorisation précise des documents, facilitant leur recherche.
Amélioration de la recherche de données: Les agents améliorent les fonctionnalités de recherche dans SharePoint et Copilot Chat. Alors que les outils de recherche traditionnels peuvent parfois fournir des résultats incomplets ou non pertinents, ces agents aident les utilisateurs à localiser rapidement les documents et les informations les plus pertinents. Par exemple, les agents peuvent suggérer des documents correspondant au contexte de la tâche ou de la conversation en cours. Sans configuration technique requise, cette amélioration facilite l’accès aux informations nécessaires, même dans de vastes référentiels de données.
Meilleure collaboration: Une collaboration efficace est essentielle à la réussite organisationnelle, et les agents facilitent le travail d’équipe dans SharePoint et Copilot Chat. Ces agents soutiennent la collaboration en temps réel en fournissant des mises à jour contextuelles, des suggestions et des rappels. Par exemple, lorsque plusieurs utilisateurs travaillent sur un document partagé, un agent peut alerter les membres de l’équipe des modifications ou mises à jour en temps réel, aidant ainsi chacun à rester synchronisé. Cela réduit les risques de mauvaise communication et garantit que tous les collaborateurs sont sur la même longueur d’onde.
Expérience utilisateur personnalisée: Les agents personnalisent l’expérience utilisateur en s’adaptant aux styles de travail et aux préférences individuels. Par exemple, si un utilisateur travaille fréquemment avec certains types de documents ou de tâches, l’agent peut prioriser ces activités et proposer des raccourcis utiles. Ces agents ne nécessitent aucune compétence en programmation pour être configurés et sont conçus pour s’adapter au fil du temps, rendant l’espace de travail numérique plus intuitif et réactif pour chaque utilisateur.
Surveillance de la sécurité et de la conformité: La sécurité et la conformité sont des priorités pour les organisations, et les agents peuvent aider à surveiller l’accès et l’utilisation des documents dans SharePoint et Copilot Chat. Ces agents veillent à ce que les informations sensibles restent sécurisées en appliquant des contrôles d’accès simples et en envoyant des alertes si des documents sont consultés ou modifiés de manière inappropriée. Par exemple, un agent pourrait notifier les utilisateurs lorsqu’un document est consulté en dehors des heures autorisées ou alerter un responsable si quelqu’un tente d’accéder à un document sans autorisation. Sans expertise technique requise, ces fonctionnalités améliorent la conformité sans complexifier l’expérience utilisateur.
Booster la productivité avec les agents dans SharePoint
Dans SharePoint, Microsoft 365 Copilot peut automatiquement créer un agent prêt à l’emploi pour un site dès sa création. Ce faisant, Copilot adapte l’agent au contenu du site pour aider immédiatement les utilisateurs. Ces agents fournissent des réponses instantanées sans nécessiter de personnalisation ou de recherche approfondie.
En plus de l’agent prêt à l’emploi d’un site, les employés peuvent créer des agents personnalisés pour ce site. Ces agents sont basés sur les données SharePoint du site, obtenant instantanément des informations et des insights en temps réel. Par exemple, les nouveaux employés pourraient utiliser un agent basé sur des documents d’orientation et de formation pour se mettre rapidement à niveau. Les agents SharePoint offrent une capacité puissante à tout utilisateur qualifié de définir des agents. Ils sont comme un assistant dédié ou un outil puissant à disposition, aidant à rationaliser les flux de travail et à améliorer la productivité en fournissant un soutien et des insights de niveau expert.
Pour des projets ou des tâches spécifiques, tout utilisateur SharePoint disposant des autorisations de modification pour un site peut créer un agent personnalisé pour ce site en quelques clics, basé sur des fichiers, dossiers ou sites spécifiques qu’il choisit.
Augmenter la productivité des employés est l’un des avantages les plus importants des agents SharePoint. Examinons quelques façons simples dont les agents SharePoint permettent aux organisations de booster la productivité de leurs utilisateurs :
Obtenez les informations dont les employés ont besoin. Que les employés utilisent l’agent prêt à l’emploi d’un site SharePoint ou créent leur propre agent, ces agents facilitent l’accès aux informations et aux insights dont les utilisateurs ont besoin. Ces informations permettent une prise de décision plus éclairée, une meilleure collaboration et des processus métier plus fluides. Supposons que vous souhaitiez créer un agent pour un projet que vous lancez ce trimestre avec quelques collègues. Depuis votre bibliothèque de documents SharePoint, sélectionnez uniquement les dossiers ou fichiers souhaités. Ensuite, en un seul clic, vous pouvez créer et commencer immédiatement à utiliser votre nouvel agent. Il utilise l’ensemble de contenu SharePoint défini pour répondre à vos questions, résumer des informations ou fournir des insights précieux, en donnant une réponse à jour et précise. Bien que les agents SharePoint puissent aider au partage de connaissances et au travail d’équipe, gardez à l’esprit que leur efficacité dépend d’une configuration et d’une utilisation appropriées.
Sécurisé par conception. Les agents SharePoint sont enregistrés sous forme de fichiers Copilot stockés dans le site où ils sont créés, garantissant une gestion et une gouvernance cohérentes avec le contenu du site. Toute personne disposant des autorisations de modification sur un site SharePoint, comme un membre du site, peut créer un agent limité au contenu de son choix. En retour, l’agent respecte les autorisations SharePoint de chaque utilisateur ainsi que les politiques de sécurité de l’organisation. Ces agents, tout comme vos autres données Microsoft 365, restent dans les limites de confiance de Microsoft 365.
Partager et collaborer. À l’instar des fichiers dans d’autres applications de productivité Microsoft 365, vous pouvez facilement ajouter un agent SharePoint à une conversation Teams ou partager un lien vers l’agent par e-mail pour collaborer avec d’autres. Il vous suffit de mentionner l’agent avec @ pour interagir avec lui. Partager un agent avec des collaborateurs pour un projet spécifique favorise le travail d’équipe et le partage de connaissances, afin que vous puissiez tous obtenir des insights et prendre des décisions basées sur les mêmes informations actuelles et pertinentes.
Des organisations de divers secteurs utilisent les agents SharePoint pour obtenir des résultats remarquables et favoriser leur réussite dans leur parcours de transformation numérique. Pour illustrer les avantages des agents SharePoint, examinons quelques études de cas réelles.
Étude de cas 1 : Entreprise de services financiers
Une grande entreprise de services financiers rencontrait des difficultés pour suivre les tâches liées à l’intégration de nouveaux employés. Le personnel des ressources humaines devait coordonner manuellement différentes activités, comme s’assurer que les nouvelles recrues remplissaient les formulaires requis et participaient aux sessions de formation, ce qui entraînait des retards et des incohérences.
Pour rationaliser ce processus, l’entreprise a déployé un agent SharePoint pour aider à gérer les activités d’intégration. Le personnel RH a utilisé des outils simples de type pointer-cliquer pour créer une liste de contrôle centralisée pour chaque nouvel employé. Cette liste comprenait toutes les étapes nécessaires, telles que la formation à la conformité, la soumission des documents personnels et la configuration des comptes.
L’agent SharePoint permettait au personnel RH de suivre facilement les tâches accomplies et celles encore en attente pour chaque employé. Des notifications étaient envoyées au personnel RH lorsqu’une tâche arrivait à échéance, garantissant qu’aucune étape ne soit oubliée. Cette approche simple a permis aux équipes RH de rester organisées et d’assurer une expérience fluide et cohérente aux nouvelles recrues.
Étude de cas 2 : Cabinet de services juridiques
Un cabinet de services juridiques renommé a mis en œuvre des agents SharePoint pour améliorer la gestion des documents et rationaliser les processus de préparation des dossiers. Le cabinet rencontrait des difficultés pour organiser et retrouver une grande quantité de documents juridiques, de dossiers de cas et de documents de recherche.
Pour résoudre ces problèmes, le cabinet a déployé des agents SharePoint créés par son personnel juridique pour aider à l’étiquetage, à la catégorisation et à la récupération des documents. Les employés ont créé des agents qui attribuaient des mots-clés pertinents aux documents juridiques en fonction de leur contenu. Ces agents étaient configurés pour classer les documents dans des dossiers spécifiques, tels que les dossiers de cas, les documents de recherche et la correspondance client. De plus, les agents permettaient une récupération rapide et efficace des documents en autorisant les utilisateurs à rechercher des fichiers à l’aide de simples invites dans l’interface SharePoint.
Les agents ont facilité la recherche et la récupération des informations nécessaires pour les employés. Ils ont également réduit le temps que les professionnels du droit consacraient aux tâches administratives, leur permettant de se concentrer sur l’analyse des dossiers et la stratégie. Le cabinet a constaté une nette amélioration de l’efficacité de la gestion documentaire, ce qui a permis une préparation plus rapide des dossiers et une plus grande satisfaction des clients.
Étude de cas 3 : Entreprise manufacturière
Une entreprise manufacturière a utilisé un agent SharePoint pour améliorer le suivi des tâches de projet. L’entreprise avait du mal à maintenir la coordination des équipes concernant les délais et les responsabilités. Le responsable de production a décidé de créer un agent SharePoint, car cette plateforme est couramment utilisée pour gérer et partager des documents, suivre des tâches et faciliter la collaboration d’équipe — autant de besoins essentiels pour l’entreprise.
L’agent SharePoint a permis aux chefs d’équipe d’assigner des tâches, de suivre les progrès et de garantir que chacun ait une vision claire de ce qui devait être accompli. Cet agent a contribué à améliorer la communication, à réduire les retards et à faire avancer les projets plus efficacement.
Booster la productivité avec les agents dans Microsoft 365 Copilot Chat
Dans un paysage opérationnel en constante évolution, les organisations recherchent continuellement des solutions innovantes pour améliorer leur productivité. L’une de ces solutions est la mise en œuvre d’agents par les utilisateurs professionnels dans Microsoft 365 Copilot Chat. Ces agents rationalisent la récupération des données et l’automatisation des tâches sans nécessiter de connaissances approfondies en programmation. Les entreprises qui tirent parti des interfaces conviviales de Copilot Chat et des agents préconfigurés peuvent rapidement s’adapter et optimiser leurs opérations.
Une récupération efficace des données est essentielle pour une prise de décision éclairée et des opérations fluides. Les agents dans Copilot Chat peuvent améliorer l’accès aux données et automatiser les processus de reporting en :
- Rationalisant l’accès aux données. Les agents dans Copilot Chat peuvent extraire des données de diverses sources au sein de la suite Microsoft 365, telles que SharePoint, OneDrive et Teams. Cette capacité garantit que les utilisateurs peuvent rapidement et facilement trouver les informations dont ils ont besoin sans devoir naviguer entre plusieurs plateformes ou demander des données à d’autres départements. En centralisant l’accès aux données, ces agents contribuent à créer un flux de travail plus efficace et à réduire le temps consacré à la récupération des données.
- Automatisant les rapports de données. Les utilisateurs professionnels sans expérience en programmation peuvent créer des agents dans Microsoft 365 Copilot Chat pour automatiser certaines parties de leurs flux de reporting. Par exemple, extraire des données de SharePoint, OneDrive ou Teams, puis les résumer ou les compiler directement dans le chat. Pour des besoins plus avancés, comme la génération de rapports planifiés, le formatage et la distribution des résultats, ou la combinaison de plusieurs sources de données d’entreprise, les organisations s’appuient généralement sur des agents avancés créés dans Copilot Studio par des développeurs ou des utilisateurs expérimentés, souvent en combinaison avec des outils comme Power Automate ou Power BI. Cette approche en couches garantit que les tâches de reporting simples restent accessibles aux utilisateurs non techniques, tandis que les agents avancés gèrent les scénarios plus complexes.
- Partager et collaborer. Les utilisateurs peuvent partager les agents qu’ils créent dans Copilot Chat avec d’autres membres de leur organisation pour maximiser la productivité et garantir la cohérence des processus. Les équipes qui intègrent ces agents dans l’ensemble de l’organisation via Copilot Chat peuvent facilement partager des données et collaborer sur des projets en temps réel. Cette capacité de partage favorise un environnement collaboratif où les équipes peuvent bénéficier des innovations des autres et rationaliser efficacement leurs flux de travail.
La mise en œuvre d’agents dans Copilot Chat offre aux organisations un outil puissant pour améliorer la productivité grâce à une récupération efficace des données et à l’automatisation des tâches. Examinons trois études de cas d’entreprises réelles ayant réussi à accroître leur productivité grâce à l’utilisation d’agents dans Copilot Chat.
Étude de cas 1 : Entreprise technologique
Une entreprise technologique de taille moyenne a mis en œuvre des agents Microsoft 365 Copilot Chat pour améliorer les processus de récupération des données. Les employés ont créé des agents pour accéder rapidement à la documentation technique et aux fichiers de projet. En configurant ces agents, les employés pouvaient utiliser des invites simples dans l’interface de chat pour trouver les documents requis.
Les agents ont été configurés pour effectuer des recherches dans tous les dossiers liés aux projets, filtrer les résultats selon le type de fichier et la date, et afficher instantanément les documents les plus pertinents. Cette amélioration a réduit de 40 % le temps consacré à la recherche d’informations, entraînant une augmentation significative de la productivité globale. Le temps ainsi économisé a permis à l’équipe de se concentrer davantage sur la résolution créative de problèmes et moins sur les tâches administratives, ce qui a conduit à des délais de réalisation de projets plus courts et à une plus grande satisfaction des clients.
Étude de cas 2 : Distributeur en gros
Une entreprise de distribution en gros rencontrait des difficultés dans la gestion de ses données de vente à travers plusieurs régions. Pour améliorer l’efficacité et l’accès aux informations de vente critiques, l’entreprise a déployé des agents Copilot Chat. Ces agents ont permis de regrouper les données de vente provenant de différentes bases régionales, permettant à l’équipe commerciale d’accéder rapidement aux chiffres de vente actualisés en temps réel.
Les agents ont également évité à l’équipe commerciale de devoir compiler ou saisir manuellement les données dans les rapports. Ils ont généré des rapports de vente détaillés facilement partageables avec l’équipe via Copilot Chat, réduisant les risques d’erreurs et améliorant la cohérence des rapports. Ce processus simplifié a permis à l’équipe commerciale de se concentrer davantage sur les activités stratégiques et les interactions avec les clients plutôt que sur les tâches administratives. En conséquence, l’entreprise a constaté une augmentation de 25 % de ses performances commerciales en six mois.
Étude de cas 3 : Agence immobilière
Une agence immobilière de premier plan avait des difficultés à gérer les interactions avec les clients et les annonces de biens, ainsi qu’à assurer un suivi rapide avec les acheteurs potentiels. Pour rationaliser ces processus, l’agence a déployé des agents Copilot Chat créés par le personnel de bureau sans expérience en programmation.
Ces agents ont aidé à organiser les demandes et interactions des clients, facilitant le suivi des conversations et garantissant qu’aucun acheteur potentiel ne soit négligé. Les agents ont permis aux agents immobiliers d’accéder rapidement aux détails des propriétés et au personnel de récupérer les informations clients à la demande via des invites simples dans Copilot Chat. De plus, les agents ont défini des rappels pour les suivis et les visites de biens, assurant que tout reste bien planifié sans dépendre d’un suivi manuel.
En configurant ces agents faciles à utiliser, l’agence a réduit le temps consacré aux tâches administratives et a amélioré l’organisation de la gestion client et des annonces immobilières. En conséquence, les agents immobiliers ont eu plus de temps pour se consacrer aux interactions avec les clients et aux visites de biens, ce qui a entraîné une augmentation de la satisfaction client et des performances de vente.
