Dans le paysage dynamique de Microsoft 365, les agents jouent un rôle essentiel dans l’amélioration de la productivité et la rationalisation des flux de travail. Les agents sont des outils logiciels intelligents conçus pour assister les utilisateurs. Ils peuvent automatiser des tâches routinières, fournir des informations et faciliter une communication fluide. Par exemple, ils peuvent planifier des réunions, gérer des e-mails et offrir des analyses de données en temps réel ainsi que des recommandations personnalisées.

Les agents dans Microsoft 365 utilisent des technologies de pointe telles que l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique pour comprendre le comportement et les préférences des utilisateurs. Cette fonctionnalité leur permet de fournir des solutions adaptées aux besoins individuels, rendant les opérations quotidiennes plus efficaces. Que vous collaboriez avec des collègues, organisiez votre calendrier ou analysiez des ensembles de données complexes, les agents sont essentiels pour créer un environnement de travail plus intelligent et connecté.

Un agent pousse la puissance de l’IA encore plus loin : au lieu de simplement vous assister, il peut travailler à vos côtés ou même à votre place. Les agents peuvent accomplir une variété de tâches, allant de la réponse à des questions à des missions plus complexes ou à plusieurs étapes. Ce qui les distingue d’un assistant personnel, c’est qu’ils peuvent être conçus pour posséder une expertise spécifique.

Par exemple, vous pourriez créer un agent qui connaît tout le catalogue de produits de votre entreprise afin qu’il puisse rédiger des réponses détaillées aux questions des clients ou compiler automatiquement des informations produits pour une présentation à venir. D’autres agents peuvent agir en votre nom, comme aider à traiter des commandes de vente. Ce faisant, ils vous libèrent pour vous concentrer sur la création de nouvelles relations clients. Le fait que les agents prennent en charge certains de ces besoins routiniers peut accroître la productivité dans tous les secteurs — de la fabrication et la recherche à la finance et au commerce de détail — aidant les entreprises à gagner du temps et de l’argent.

Types d’agents

Les sections suivantes décrivent les différents types d’agents pris en charge par Microsoft 365 Copilot :

• Agents préconstruits
• Agents prêts à l’emploi pour les sites SharePoint
• Agents pour les utilisateurs professionnels
• Agents avancés

Agents préconstruits

Un agent préconstruit est un agent créé soit par Microsoft, soit par un fournisseur approuvé par Microsoft. Les agents non-Microsoft passent par un processus d’approbation rigoureux mené par l’équipe dédiée d’experts en IA et en apprentissage automatique de Microsoft afin de garantir qu’ils respectent les normes et les bonnes pratiques du secteur. Si vous trouvez un agent que vous souhaitez utiliser, vous pouvez l’ajouter à votre bibliothèque personnelle d’agents. Si vous sélectionnez un agent non-Microsoft connecté à un service sous licence, vous devez posséder une licence correspondante pour pouvoir l’utiliser.

Les agents préconstruits sont conçus pour s’intégrer parfaitement aux flux de travail existants et fournir une valeur immédiate sans nécessiter de configuration ou de personnalisation approfondie. Comparés aux agents personnalisés créés par les utilisateurs, les agents préconstruits offrent l’avantage d’un déploiement rapide et de coûts de développement réduits. Ils sont prêts à l’emploi, avec des fonctionnalités standardisées pouvant être facilement adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Exemples d’agents préconstruits créés par Microsoft :

• Prompt Coach : Cet agent est conçu pour aider les utilisateurs à rédiger des invites bien structurées et efficaces. Il excelle dans la génération de nouvelles invites et l’analyse des invites existantes, en veillant à ce qu’elles soient alignées sur vos objectifs. Il offre des retours utiles, des exemples et des suggestions concrètes pour une amélioration continue.
• Writing Coach : Cet agent est un assistant expert dédié à fournir des retours détaillés et constructifs pour vous aider à exceller dans toute tâche d’écriture. Que vous peaufiniez un e-mail, rédigiez une histoire ou développiez un livre blanc, Writing Coach vous guide à chaque étape.
• Idea Coach : Cet agent agit comme un compagnon de brainstorming personnel conçu pour stimuler la créativité. Avec un ton collaboratif et ludique, Idea Coach vous aide à planifier et à structurer le processus de réflexion, en veillant à ce que vous restiez concentré et organisé.
• Visual Creator : Cet agent permet aux utilisateurs de créer des images et des vidéos impressionnantes à l’aide d’invites en langage naturel. Les utilisateurs n’ont pas besoin d’ajouter cet agent préconstruit à leur bibliothèque d’agents.

Agents prêts à l’emploi pour les sites SharePoint

Un agent prêt à l’emploi pour un site SharePoint est un outil alimenté par l’IA intégré au site. Il peut analyser automatiquement le contenu du site et interagir avec celui-ci, en fournissant aux utilisateurs des informations, des résumés et une assistance adaptée aux données du site. Il applique les capacités de Microsoft 365 Copilot pour améliorer la productivité en comprenant et en traitant les informations présentes dans le site SharePoint.

Tous les sites SharePoint ne disposent pas d’un agent prêt à l’emploi automatiquement lié à tout le contenu du site. Lorsqu’un site SharePoint est créé, Microsoft 365 Copilot crée automatiquement un agent prêt à l’emploi pour le site si certaines conditions sont remplies. Ces conditions incluent le respect des exigences de licence Copilot par l’utilisateur, la possession des autorisations appropriées, et la configuration correcte de l’environnement Microsoft 365 par l’organisation. Ainsi, bien que certains sites SharePoint disposent d’un agent prêt à l’emploi automatiquement lié à leur contenu, cette caractéristique n’est pas universelle.

Lorsque Microsoft 365 Copilot crée un agent prêt à l’emploi pour un site SharePoint nouvellement créé, l’agent est automatiquement limité au contenu du site. Cet agent peut répondre à des questions sur le contenu du site, aider les utilisateurs à comprendre les documents et fournir des informations basées sur les données disponibles sur ce site.

Agents pour les utilisateurs professionnels

Les utilisateurs professionnels sans connaissances en programmation ou en technique peuvent créer et gérer des agents dans SharePoint et Microsoft 365 Copilot Chat. Ces agents sont des chatbots alimentés par l’IA qui offrent des fonctionnalités de base et une assistance personnalisée. Lorsqu’un utilisateur professionnel crée un agent, il peut soit s’appuyer sur un modèle prédéfini contenant des options et des règles préconfigurées, soit créer un agent basé sur des options et des règles qu’il définit lui-même.

Ces agents n’incluent pas de fonctionnalités avancées comme l’IA générative, qui nécessitent des algorithmes et des capacités de traitement plus complexes. À la place, ils incluent les caractéristiques clés suivantes :

• Facilité d’utilisation : Les utilisateurs peuvent créer et gérer des agents directement dans SharePoint et Copilot Chat, sans compétences en codage.
• Assistance personnalisée : Ces agents fournissent une assistance adaptée au contenu et au contexte spécifique que l’utilisateur leur attribue.
• Respect des autorisations : Les agents respectent les autorisations définies dans Microsoft 365, garantissant que les utilisateurs ne voient que le contenu auquel ils ont accès.

Agents avancés

Les développeurs peuvent utiliser Copilot Studio et le Visual Studio Code/Teams Toolkit pour créer des agents personnalisés offrant des fonctionnalités avancées. Par exemple, les développeurs peuvent intégrer des modèles d’IA avancés et des connecteurs de données personnalisés pour créer des agents très sophistiqués. Contrairement aux agents pour les utilisateurs professionnels, la création d’agents avancés nécessite des compétences en programmation.

Les principales caractéristiques des agents avancés incluent :

• Personnalisation avancée : Ces agents hautement personnalisés offrent des capacités avancées, comme l’intégration avec plus de 1000 connecteurs de données préconstruits et personnalisés.
• IA générative : L’IA générative désigne une intelligence artificielle capable de générer du contenu (texte, images, code, etc.) à partir des données sur lesquelles elle a été entraînée. Dans le contexte des agents, elle permet de produire des réponses et des actions sophistiquées en comprenant et en traitant des entrées en langage naturel.
• Administration centralisée : Copilot Studio et le toolkit Visual Studio/Teams permettent un déploiement sécurisé, une administration centralisée et une gestion de la conformité.

Agents dans Copilot Chat et SharePoint

Maintenant que nous avons présenté les différents types d’agents disponibles dans Microsoft 365 Copilot, examinons de plus près les agents que les utilisateurs professionnels peuvent créer dans Copilot Chat et SharePoint. Ces agents sont au cœur de ce parcours de formation.

Agents dans Microsoft 365 Copilot Chat

Microsoft 365 Copilot Chat représente une avancée majeure dans le domaine des outils de productivité d’entreprise. En tant que composant intégré de Microsoft 365, Copilot Chat exploite la puissance de l’IA pour fournir aux utilisateurs une assistance personnalisée sur diverses tâches. Ce faisant, Copilot Chat peut transformer la manière dont les équipes collaborent et gèrent l’information.

Dans Copilot Chat, les agents agissent comme des assistants virtuels intelligents conçus pour rationaliser les flux de travail et améliorer l’expérience utilisateur. Alimentés par des algorithmes d’IA avancés, ces agents sont capables de comprendre et de répondre aux demandes des utilisateurs de manière naturelle et conversationnelle. Ils jouent un rôle essentiel pour aider les utilisateurs à naviguer dans les environnements numériques complexes, en veillant à ce que l’information pertinente soit accessible et exploitable.

Dans Copilot Chat, vous pouvez utiliser n’importe quel agent préconstruit que vous avez ajouté à votre bibliothèque personnelle d’agents. Vous pouvez également utiliser Copilot Studio pour créer des agents et les partager avec d’autres utilisateurs si vous le souhaitez.

Les agents dans Copilot Chat peuvent fournir une assistance en temps réel pendant les conversations, automatiser les réponses et même anticiper les besoins des utilisateurs en fonction du contexte de la discussion. Cette synergie entre les agents et Copilot Chat favorise une expérience utilisateur plus interactive et réactive, stimulant ainsi la productivité et l’efficacité.

Agents dans SharePoint

Microsoft SharePoint est une plateforme de gestion de contenu essentielle pour les entreprises, alimentant OneDrive, les sites SharePoint, Teams, Loop, Stream, et plus encore. Elle facilite la collaboration en équipe, les processus métier, la gestion des connaissances et la communication des employés grâce à des services de contenu robustes. Chaque jour, environ 2 milliards de documents sont ajoutés à Microsoft 365 SharePoint et OneDrive, et 2 millions de nouveaux sites SharePoint sont créés.

Bien que cette quantité massive de connaissances soit essentielle à la réussite d’une organisation, il est souvent difficile pour les employés de trouver, comprendre et utiliser efficacement toutes ces informations. Les utilisateurs professionnels ont besoin d’un moyen rapide et précis pour filtrer ce contenu numérique et obtenir les informations dont ils ont besoin. Grâce aux agents alimentés par l’IA dans SharePoint, les propriétaires de sites, les membres et les visiteurs peuvent accéder rapidement à des informations et des insights utiles pour leurs projets et tâches.

Les agents dans SharePoint vous assistent, vous et votre équipe, dans vos flux de travail, projets, recherche de contenu et partage de connaissances, en se basant sur le contenu des sites SharePoint, des pages et des fichiers sélectionnés. Comme mentionné précédemment, chaque site SharePoint dispose d’un agent prêt à l’emploi spécifique à ce site. Microsoft 365 Copilot crée cet agent au moment de la création du site. Si vous avez des autorisations de modification ou plus, vous pouvez créer des agents personnalisés pour le site afin d’obtenir des réponses plus spécifiques adaptées à vos besoins.

Étude de cas

Considérez l’exemple suivant. Il illustre le parcours d’un utilisateur assisté par l’IA, qui commence avec l’agent prêt à l’emploi d’un site SharePoint et se termine par la création d’un agent personnalisé dans SharePoint.

Étude de cas d’un agent dans SharePoint

Un responsable commercial chez Contoso Camera souhaite utiliser Copilot pour générer un argumentaire de vente pour la dernière caméra vidéo de l’entreprise, la Digital Mega-300. Il souhaite que Copilot utilise les propositions de produits et les évaluations de performance provenant de la bibliothèque de documents Mega-300 du site SharePoint de l’équipe marketing. Le responsable commercial accède au site SharePoint Mega-300 de l’équipe marketing et saisit l’invite suivante dans Copilot, qui utilise l’agent par défaut prêt à l’emploi du site :

Créez un argumentaire de vente de 5 minutes sur la caméra vidéo Contoso Digital Mega-300 que je peux présenter à un client.

Après avoir examiné l’argumentaire généré par Copilot, le responsable commercial estime qu’il ne différencie pas suffisamment la caméra Mega-300 de l’ancien modèle de l’entreprise, la Digital Mega-200. Il réalise alors qu’en utilisant l’agent prêt à l’emploi du site SharePoint Mega-300, l’argumentaire généré par Copilot est limité aux informations de ce site uniquement.

Pour résoudre ce problème, le responsable décide de créer un agent personnalisé pour la bibliothèque de documents Mega-300 de l’équipe marketing, qui accède également à deux autres sites SharePoint : le site Recherche & Développement de Contoso et la bibliothèque de documents Digital Mega-200. Il utilise ensuite cet agent personnalisé pour répondre à l’invite suivante :

Créez un argumentaire de vente personnalisé qui compare la dernière caméra vidéo Contoso Digital Mega-300 à la caméra Digital Mega-200 de l’entreprise. Lors de cette comparaison, identifiez la rigueur de la recherche et du développement appliquée à la Mega-300 et fournissez une liste détaillée des autres fonctionnalités et avantages du produit permettant de la différencier de la Mega-200.

Cet agent a permis à Copilot d’accéder aux trois sites SharePoint et d’agréger les informations nécessaires pour créer un argumentaire de vente plus efficace pour la caméra Mega-300, en particulier par rapport à l’ancien modèle Mega-200.

Outils utilisés pour créer des agents dans Copilot Chat et SharePoint

La création d’agents est un aspect essentiel pour améliorer la productivité et automatiser les tâches dans Microsoft 365. Deux outils facilitent ce processus pour les utilisateurs professionnels sans expérience en programmation :

• Copilot Studio pour Microsoft 365 Copilot Chat
• Outil d’agent dans SharePoint pour les agents SharePoint

Chaque outil offre des capacités uniques adaptées à différents environnements et cas d’usage. Bien que ces outils soient examinés plus en détail dans une formation ultérieure, voici un aperçu résumé :

Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio est une plateforme unifiée qui permet aux développeurs et aux utilisateurs professionnels de créer des agents pour Copilot Chat.

• Les développeurs peuvent utiliser les puissants outils de Copilot Studio pour créer des agents avancés capables d’agir comme des assistants intelligents spécialisés dans des tâches spécifiques.
• Copilot Studio est également conçu pour les utilisateurs professionnels sans expérience en programmation. Il offre une expérience de développement intuitive et conviviale, permettant aux utilisateurs non techniques de créer et personnaliser facilement leurs propres agents Copilot directement dans Microsoft 365 Copilot Chat.
• En utilisant le langage naturel et des invites guidées, les utilisateurs peuvent définir l’objectif d’un agent, le connecter à des sources de données pertinentes et adapter ses réponses à leurs besoins métier spécifiques — sans écrire une seule ligne de code.
• Copilot Studio permet à davantage de personnes au sein d’une organisation d’exploiter les capacités de l’IA, améliorant ainsi la communication en temps réel et la productivité.

Outil d’agent dans SharePoint

Cet outil est une fonctionnalité de Microsoft 365 Copilot intégrée à SharePoint. Il permet aux utilisateurs professionnels de créer des agents et de les intégrer directement dans les sites SharePoint.

• Ces agents sont principalement conçus pour améliorer la fonctionnalité et l’expérience utilisateur dans SharePoint en automatisant les tâches, en fournissant des informations sur le contenu et en facilitant la gestion des documents.
• Bien que l’outil SharePoint prenne également en charge l’intégration avec d’autres services Microsoft 365, sa principale force réside dans l’optimisation des flux de travail et de la gestion de contenu spécifiques à SharePoint.

À noter :
Bien que chaque application (Copilot Chat et SharePoint) utilise un outil différent pour créer ses agents, leurs interfaces utilisateur sont assez similaires et capturent essentiellement les mêmes informations dans les agents.
Mis à part quelques différences mineures d’interface, la principale distinction entre les deux outils est que Copilot Studio permet d’activer certaines fonctionnalités pour les agents Copilot Chat qui ne sont pas applicables aux agents SharePoint.

Ces outils seront examinés plus en détail dans la prochaine formation sur la création d’agents dans Copilot Chat et SharePoint.

Unité suivante : Qui peut créer et utiliser des agents ?